大規模遷校 澳大完成創舉

文│余偉業、編輯部
圖│傳訊部、遷校工作小組、余偉業

經過三年多緊鼓密鑼的施工建設,標誌著澳門高等教育邁向新發展里程碑的澳大新校園在2014/2015學年全面投入使用。新校園面積1.09平方公里,比舊校園大20倍,整個遷校過程可說是史無前例的創舉,對負責搬遷工作的人員來說挑戰巨大。翻查資料,基本上找不到同類型的搬遷先例,類似大規模的搬遷鄰近地區只有香港國際機場的總體搬遷,而澳大新校園面積比香港國際機場大四分之一。遷校工作龐大,用來包裝物品的紙箱就用了超過50,000個。究竟澳大是如何能夠在不妨礙教學和行政工作的原則下完成這項艱鉅的任務?

搬遷協調工作井然有序

自2009年澳門特區政府公佈新校園項目後,澳大不久便成立臨時的「遷校工作小組」(以下簡稱小組),由副校長(行政事務)黎日隆博士率領,負責整個搬遷項目中全校所有單位及人員的搬遷相關規劃、協調及執行搬遷物流工作。全校各部門於2013年初設立單位聯絡人,負責協調各單位與小組間的聯繫溝通,包括就搬遷計劃補充資訊、聽取反饋,以及在搬遷過程中協調物流配送工作和組織各單位的人員與具體搬遷行動。

新校園面積1.09平方公里,比舊校園大20倍。

澳大共有78個不同的部門或單位,在準備搬遷前的日子裡,小組與各部門緊密聯繫,部署搬遷日程。為更有效執行工作,小組共設有九個團隊,專責為各功能單位協調搬遷工作,包括:學術單位、學術支援單位及行政單位、圖書館、實驗室、電腦室、非科學實驗室、學生宿舍、住宿式書院、學生社團及組織、員工宿舍及公共空間;家具遷入以及物流及體育設施。

搬運孔子像時需用到一些大型器材

遷校工作異常繁複,必須做到有系統和有計劃,方能按部就班完成。由於大學部門眾多,在溝通和協調上也有一定的難度。遷校工作小組核心成員之一馮煥基表示,「各部門都有一名代表負責協調其部門之搬遷工作,同時擔當與小組溝通的角色。同事在搬遷前已知悉遷校的方案,大家有充分的準備,只等搬遷的日子確定後,就可以啟動。」

搬遷工程龐大,用於打包物件的紙箱超過50,000個。

無先例參考憑經驗部署

鑑於是次校園搬遷項目工程龐大,於現代澳門發展史上實為罕見,小組於是四出訪尋,冀能搜集到性質相關的搬遷經驗。由於校園搬遷的規模實在空前龐大,國內並無先例可供借鑑。

搬實驗室大型儀器需要吊車協助

小組另一核心成員何嘉莉表示:「小組曾到香港大學取經,期望藉此了解搬遷項目策劃過程中有機會出現的困難。可是情況有別,香港大學是個別部門遷往一座相鄰的新辦學大樓,而非全校搬遷。澳門乃至全國史上,從沒出現一間具規模的大專學府在短時間內全校搬遷。只好靠小組成員以用家的身份,探索將有可能出現的問題,需要詢問哪些資料。當中有顧問公司提供資訊和意見,但該公司也從未接過工程如斯龐大的項目。」

搬實驗室大型儀器過程艱鉅

澳大整個校園搬遷計劃共分三個階段進行,大規模的整體搬遷集中在六至八月的暑假期間,而在此半年前,作為先頭部隊的校園發展部和校園管理部率先於新校園安頓。何嘉莉表示:「先頭部隊的搬遷工作對我們工作的參考價值甚大,因為每一次搬遷,我們會觀察到當中存在了甚麼問題,如過程中可能需要不同的表格,有助詳盡記錄物資搬運情況,當出現有紙箱送點不符時,可透過翻查整個記錄找回紙箱,從這些細微的搬遷工作中,得到了這些寶貴的經驗,從而大大改善工作情況,確保了往後的整體搬遷順利。」

工人拆遷銅像

階段性搬遷計劃

整個校園搬遷工程共分三大階段,於2013年12月至2014年8月期間進行。

第一階段:2013年12月至2014年1月

部分校長辦公室、澳門大學計劃指揮中心(當中包括校園發展部、校園管理部及部分資訊及通訊科技部)

第二階段:2014年2月至4月

健康科學學院、部分體育事務部、科技學院部分實驗室、教育學院及法學院部分辦公室

第三階段:2014年5月至8月整體搬遷

首個實驗室:智能環境與控制系統實驗室遷入

工程龐大部署講求周全多變

搬遷工程前期,校方成立了「搬遷協調中心」,以便協調各單位搬遷、物品招領、每天搬遷工作講解等。負責早期搬遷工作的小組成員沈維翰表示:「搬遷工作既要協同推進,又要分清輕重緩急。當中更需監控工作進度,收集大量文件、資料及整理分析等工作。因此,在前期統籌部署上,小組成員已完成了很多別人看不到的工夫。」而在搬遷前,小組與部門跟進實際日期,按部門運作及需要而作出搬遷的協調,也按日程與搬運公司制定搬遷時間表及搬運流程,再與部門落實。期間,小組還有準備工作如物品包裝示範、各專項搬遷指引、搬運物品安全指引、處理機密文檔指引等等。小組還把搬遷指引的資料上載到大學網頁,方便師生員工掌握和學習。

每一次搬遷工作都考驗了小組成員隨機應變的能力。由於搬遷計劃隨時因為建築物驗收情況而需要重新部署,令確定正式遷入日期增加難度,小組成員也因此須準備多項臨時應變計劃。何嘉莉笑說:「應變計劃曾出現了很多版本,幸好沒遇上太大阻滯,如颱風暴雨,也沒有整幢樓宇未能投入運作的情況出現。」小組成員由各部門調派人員參與,多數不具備豐富物流搬運管理的經驗,只是於過程中彼此觀察和學習。沈維翰表示:「每一次搬遷,均會預先假設很多可能遇上的糟糕情況,我們事先制訂危機處理表,如運輸車中途發生故障該怎辦?因此我們要求物流公司留後備車以供使用。」

事先制訂危機處理表,考驗團隊應變能力。

安全至上確保搬遷零事故在校園搬遷工作上,安全是重中之重,這包括了資產安全、人員安全、校園安全等方方面面。搬遷工作小組預先做足應急處理方案,把安全工作貫穿校園搬遷全過程。馮煥基表示:「搬遷的工作中注意環節甚多。即使有遷入的訊息發出,仍需相關部門確認樓宇狀況是否妥當,確保遷入的建築物具備各項基本條件及安全,方可實行搬遷。」完成大規模的遷校工作後他感到相當安慰的是,「搬遷過程中總算暢順,並沒有任何突發事故發生。」

完成遷校,2014/2015新學年正式在新校園開課。

全校配合順利完成創舉

集中的整體搬遷工作主要安排在暑假期間、在校學生不多的黃金時期內進行,從而大大降低對大學教學科研工作的影響,因此整個搬遷工作安排得非常緊湊。因應教職員於暑假期間外出參與學術交流、長時間離澳的情況,工作小組也準備了授權書以作配合,老師們只需自行收拾物資,再授權學院人員跟進即可。同時,也考慮到暑假期間有學生留校活動的情況,過程中儘量不中斷涉及學生服務的部門運作。馮煥基表示:「校園不同部門會事先發出通知指引,告之服務何時暫停,並移至新校園,有些部門更會先派一兩位同事到新校園這邊,開始投入運作,如註冊處、財務部等。為減少停止運作的時間,更有搬遷定於週末,且搬遷期間新舊校舍兩邊同時如常運作。」

首個學院遷入新校園

此外,舊校園電腦室逐步停止開放並迅速轉移至新址,當中搬遷各同事工作甚為艱辛,因為涉及3,278部電腦、過萬個電腦周邊配件、逾70,000個網絡接駁點、無數電子門鎖需要逐一拆件入箱並運抵新校。運輸過程中亦需要非常小心和謹慎。同時因應日後擴校所需,校方也添購一批新的電腦設備供學生使用,確保服務在搬遷期間不受影響。在搬遷的同時,還要做好後續整理,為迎接新學期作好準備。

首座書院(S9)移交大學

在短短數個月內,各部門按照逐步遷入、分批進駐的原則順利完成遷校的艱鉅任務,是因為大學能夠因應情況而靈活調動搬遷方案,以及一班盡責職員和全校師生通力合作,最終令到這次史無前例的遷校創舉順利完成。

第11期 | 2014年

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2019-11-26T16:24:33+08:00